Considerazioni sull’evento ‘PM&BA – il duo dinamico’ del 28/04/2023 organizzato da IIBA Italy Chapter
La relazione tra i ruoli di Project Manager (PM) e Business Analyst (BA) nei progetti è stata argomento di molti eventi organizzati negli anni da IIBA Italy Chapter, ricorderete i riferimenti al duo dinamico composto da PM&BA. È stato infatto rilevato da associazioni autorevoli (PMI, IIBA) che, se PM e BA operano in simbiosi, le performance dei progetti ne beneficiano. E così anche il valore realizzato per l’organizzazione.
Project Manager & Business Analyst – il duo dinamico
Negli eventi organizzati da IIBA Italy Chapter dedicati al tema ‘PM&BA – Il duo dinamico’, abbiamo condiviso alcuni esempi di organizzazioni strutturate per rafforzare la relazione tra PM e BA.
Abbiamo presentato, ad esempio, modelli che comprendono la definizione di ruoli e responsabilità distinti per il PM e il BA in un rapporto paritetico non gerarchico (PM e BA come ‘peer’). Oppure modelli di sviluppo di competenze specifiche di Business Analysis per i PM e di Project Management per i BA. E ancora modelli in cui sono stati introdotti ruoli innovativi come quello del ‘Project Business Manager’, una figura con elevate competenze di Project Management e Business Analysis, capace di operare tanto come specialista BA quanto come specialista PM a seconda della fase del progetto.
La necessità di potenziare la relazione fra PM e BA per il successo dei progetti è forte ed evidente, e le soluzioni sono diverse.
L’aumento di complessità è la novità degli ultimi anni
Gli ultimi anni sono stati caratterizzati da un importante aumento della complessità del contesto in cui le organizzazioni operano e realizzano i progetti. In occasione dell’evento del 28/04/2023 ‘PM&BA – il duo dinamico’, abbiamo voluto approfondire il tema della relazione fra PM e BA. Abbiamo chiesto a noi stessi se questa relazione è ancora importante, e quanto e come è cambiata. Per aiutarci a comprendere questa evoluzione, ne abbiamo parlato insieme ad importanti aziende ed associazioni Italiane, come Leonardo Spa, PMI Northern Italy Chapter e DI.GI. Academy SrL.
Alcune considerazioni emerse dall’evento.
1. Complessità e dinamicita’, L’IMPATTO su aziende e progetti
La complessità e la dinamicità del contesto si riflettono automaticamente sulle aziende e conseguentemente sui progetti. L’impatto è tanto più forte quanto più le organizzazioni sono al loro interno ‘complesse’, come accade in sistemi ad alto valore aggiunto. Si rileva che in questi casi la relazione fra i PM e i BA risulta essere un elemento vitale per il successo del progetto.
I BA aiutano le aziende a posizionarsi ed organizzarsi per gestire la complessità e dinamicità del contesto, agendo da ‘ponte’ per trasferire informazioni ai progetti. Per i PM è indispensabile comprendere e gestire il contesto per definire i meccanismi di governance del progetto più adeguati. Inoltre, è vitale che nel progetto ci sia il coinvolgimento diretto dei BA nella comprensione dei bisogni, definizione delle soluzioni e gestione del cambiamento. È indispensabile che i BA abbiano competenze consolidate e certificate di Business Analysis, in particolare di Strategy Analysis e Context Analysis.
2. la relazione tra Project Manager e Business Analyst secondo il PMI
PMI pone l’accento sulla efficacia del progetto nel creare valore per l’organizzazione, sottolineandone la responsabilità in capo a tutti gli stakeholder del progetto, PM e BA in primis.
Secondo PMI la relazione simbiotica fra i PM e i BA si costruisce seguendo innanzitutto i valori di riferimento del PMI: ‘Together We Can’, ‘Make it Easy’, ‘Aim Higher’, ‘Be Welcoming’, ‘Embrace Curiosity’. PM e BA devono quindi mantenere entrambi il focus su ‘Meeting Stakeholder Expectations’ con ruoli e responsabilità distinti. Così, i BA si focalizzano sulla comprensione del contesto e dei bisogni degli stakeholder e sulla definizione delle soluzioni. I PM invece creano le condizioni per la realizzazione del valore. Importante anche l’accento sulle competenze secondo il principio del ‘talent triangle’ del PMI. Il ‘talent triangle’ declina le competenze del PM (per traslazione anche del BA) in:
- ‘Ways of Working’: competenze tecniche diverse e complementari per il PM e il BA – per il PM il focus è sulla delivery del progetto, per il BA il focus è nell’elicitare, modellare e gestire requisiti e soluzioni.
- ‘Power Skills’: competenze di Leadership diverse e complementari per il PM e il BA – per entrambi è richiesta la capacità di ingaggiare gli stakeholder sul progetto e sul cambiamento.
- ‘Business Acumen’: più ‘orizzontale’ per il PM e più ‘verticale’ e specialistica per il BA.
3. IMPLICAZIONI DI CYBERSECURITY
Negli ultimi si è verificato un aumento esponenziale della complessità e dinamicità del contesto a causa dell’aumento della quantità di interconnessioni fra dispositivi e quantità di dati generati. Ciò ha comportato una crescita dei rischi legati alla cybersecurity ed evidenziato che il fattore umano è stato causa determinante dei cyber attacchi in almeno l’80% dei casi.
Il tema della cybersecurity nel mondo digitale assume un carattere multilaterale. In particolare, risulta che la cyber sicurezza:
- deve essere integrata nel progetto sin dalla progettazione (security by design);
- deve seguire linee guide di stakeholder regolatori;
- deve essere comprensibile da tutti gli stakeholder del progetto (e dagli stakeholder degli stakeholder);
- deve essere sostenibile in termini di costi, tempi e competenze richieste;
- deve evolvere in linea con l’evoluzione della organizzazione.
La sicurezza non può e non deve impedire ad una organizzazione di raggiungere gli obiettivi di business. In questo contesto risulta essenziale la collaborazione fra i PM e i BA per la definizione e realizzazione di sistemi di sicurezza multilaterali. Tali sistemi, devono prevedere il controllo sui domini di business e di progetto, con particolare attenzione alla comprensione dei bisogni e all’ingaggio di tutti stakeholder. Questo fin dai primi momenti di vita del progetto. Ad oggi, le azioni di prevenzione sembrano essere l’unica arma davvero efficace. E’ noto infatti che i tempi di reazione delle organizzazioni in caso di cyberattacchi sono di gran lunga superiori ai tempi di esecuzione degli attacchi stessi.
4, Nuove competenze per Project Manager e Business Analyst
L’attenzione verso questa complessità legata alla cybersecurity ha richiesto lo sviluppo di nuove competenze specifiche per i PM e i BA. Vedasi anche quanto scritto a riguardo sul nuovo standard e sulle competenze del futuro).
Da alcuni anni IIBA offre oltre alle classiche certificazioni di Business Analysis (ECBA®, CCBA®, CBAP®) anche la certificazione Cybersecurity Analysis Certification (IIBA®- CCA), progettata insieme ad IEEE, e quella di Certification in Business Data Analytics (IIBA®- CBDA). Entrambe queste certificazioni sono destinate secondo l’opinione dello scrivente a diventare fondamentali per i BA del futuro.
Inoltre, in alcune organizzazioni oltre Oceano si cominciano a delineare nuovi ruoli di BA, come il ‘BISO – Business Information Security Officer’. Questa figura ha la responsabilità di garantire gli obiettivi di cybersecurity creando un ponte fra business e sicurezza prima e fra business e mercato poi. In questo modo gli investimenti nella cybersecurity si trasformano da mero costo aziendale a fonte per lo sviluppo di nuove leve di vantaggio competitivo. I BA saranno sempre più chiamati a valutare opportunità e minacce di ogni soluzione.
Project Manager e Business Analyst insieme per affrontare i rischi e le opportunità del futuro
La complessità e dinamicità del contesto in cui operano le aziende sono destinate ad aumentare nei prossimi anni. Ragione per cui sarà sempre più importante e indispensabile la collaborazione fra PM e BA nei progetti e nelle organizzazioni. La relazione fra PM e BA evolverà naturalmente dalla comprensione dei bisogni e definizione delle soluzioni degli stakeholder verso temi più specialistici (cyber security, analisi dei dati, algoritmi, ecc.). Si pensi ad esempio al tema attuale della sostenibilità e transizione ecologica. Un passaggio che dovrà avvenire contestualmente alla transizione verso il digitale e all’uso di nuove tecnologie (es. Intelligenza Artificiale). Sarà infatti una occasione di straordinarie opportunità e notevoli rischi per le aziende Italiane.
Il compito di IIBA e IIBA Italy Chapter sarà quello di continuare sviluppare e divulgare la disciplina della Business Analysis. Tutto ciò a beneficio della gestione della complessità, oltre che per la formazione dei BA del futuro che dovranno essere sempre più esperti, competenti ed aggiornati per affrontare le nuove sfide.